5 indicadores de un inventario sin control

Cuando se emprende una empresa, especialmente en el sector comercial, el movimiento de las compras y las ventas son "controlables" para el propietario del negocio. Pero, conforme se va posicionando la empresa en el mercado, el movimiento de ventas y la compra de productos también aumenta y con ello el control del inventario requiere sea ordenado, preciso y eficaz.

Sin embargo, en la mayoría de MIPYME's el crecimiento de la empresa rebasa el control implementado por los propietarios al iniciar su emprendimiento y con ello los problemas al momento de las compras y ventas. Pero ¿cómo saber si mi empresa ya empieza a padecer de control en el inventario?. A continuación describimos 5 indicadores que nos pueden alertar y tomar las medidas pertinentes:

1) DESCONTROL EN LAS COMPRAS: muchas veces el dueño de la empresa tiende a solo recibir las facturas de compra y "archivarlas" en un folder o escritorio y revisarlas cuando se le presente un problema con algún producto solicitado, calcular su precio de venta o entregárselas al Contador; pero no las registra o simplemente las anota en hojas sueltas o en cuadernos que son propensos a dañarse, traspapelarse o extraviarse.

2) NO SABER SI TIENEN GANANCIAS: pareciera algo básico saber esto, pero muchos negocios operan sin saberlo, ya que no tienen control en los precios de compra, el volumen de inventario y las mermas de productos que se dan por el vencimiento, pérdida o daño de los mismos, lo que provoca no tener datos para un cálculo adecuado de nuestras operaciones.

3) NO "CUADRA" EL INVENTARIO: cada vez que se realiza un levantado de inventario, ya sea por control interno o por requerimiento tributario, suele pasar que en el conteo del producto en físico, las cantidades no "cuadran" con los pequeños registros o las facturas de compras, con lo cual puede provocar pérdidas para el negocio o en el "peor" de los casos una sanción legal y económica por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).

4) DAR SALIDA A PRODUCTOS DE LA BODEGA SIN CONTROL: el crecimiento de las ventas permite que muchos pequeños empresarios habiliten un lugar para almacenar el producto fuera del local de venta, pero el egreso de producto no es registrado en papel o electrónicamente, sino que es confiado a la "buena memoria" del propietario o del encargado de la bodega.

5) QUEJAS DE LOS CLIENTES POR NO TENER EL PRODUCTO: si no se lleva un control adecuado del inventario, suele suceder que lleguen los clientes y no encuentre o se les entregue el producto que requieran a tiempo. Ello provocado por no tener la información de que productos tienen mayor demanda, su existencia mínima o sin existencia de los mismos, para realizar pedidos a los proveedores con el tiempo adecuado para tenerlos en venta siempre y evitar que nuestros clientes molestias o se vayan con la competencia.

Si algo igual o similar ya está pasando en tu negocio o empresa, es bueno ir tomando decisiones y acciones que logren minimizar los problemas en la administración de tus compras y ventas; para ello las soluciones pueden ir desde reunirte con tu contador, contratar asesoría profesional en el campo contable y administrativo, así como ir pensando en la implementación de un software de inventario y facturación, etc. Las soluciones son muchas, pero lo importante es tomar acción para que la operación de la empresa mejore y crezca adecuadamente.